Dokumentacja i Formalności
w Diagnozie Gotowości Szkolnej
Proces diagnozy gotowości szkolnej wymaga starannego udokumentowania wyników obserwacji oraz przestrzegania określonych formalności. Niniejszy artykuł omawia rodzaje dokumentacji stosowanej w diagnozie oraz znaczenie przepisów wewnętrznych placówki w regulacji tego procesu.
1. Rodzaje Dokumentacji
1.1. Karty Obserwacji
Karty obserwacji to podstawowe narzędzie w procesie diagnozy gotowości szkolnej. Ich celem jest:
- Systematyczne rejestrowanie obserwacji zachowań dziecka w różnych obszarach rozwoju, takich jak poznawczy, emocjonalny, społeczny i fizyczny.
- Dokumentowanie postępów dziecka w trakcie roku przedszkolnego.
- Umożliwienie analizy zmian w zachowaniu i umiejętnościach dziecka.
Kluczowe elementy karty obserwacji:
- Dane identyfikacyjne dziecka (imię, nazwisko, data urodzenia).
- Szczegółowe rubryki dotyczące obszarów rozwoju.
- Miejsce na komentarze nauczyciela lub specjalisty.
- Data przeprowadzonych obserwacji i podpis osoby odpowiedzialnej.
1.2. Informacja o Gotowości Szkolnej
Informacja o gotowości szkolnej to dokument przekazywany rodzicom i opiekunom prawnym na zakończenie procesu diagnozy. Powinna zawierać:
- Podsumowanie wyników obserwacji dziecka.
- Identyfikację mocnych stron i trudności dziecka.
- Rekomendacje dotyczące dalszego wsparcia edukacyjnego.
Wzory i terminy:
- Dokument powinien być przygotowany zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Edukacji i Nauki.
- Terminy przekazywania informacji: najpóźniej do 30 kwietnia roku szkolnego poprzedzającego rozpoczęcie edukacji szkolnej.
2. Przepisy Wewnętrzne Placówki
2.1. Ustalanie Terminów Przekazywania Wyników Diagnozy w Statucie Przedszkola
Statut przedszkola powinien regulować:
- Harmonogram przeprowadzania diagnozy.
- Terminy przekazywania wyników rodzicom.
- Obowiązki nauczycieli i specjalistów w zakresie dokumentacji.
2.2. Regulacje Dotyczące Archiwizacji Dokumentacji
Placówki edukacyjne są zobowiązane do przestrzegania przepisów dotyczących przechowywania i ochrony dokumentacji. Kluczowe aspekty archiwizacji obejmują:
- Czas przechowywania dokumentacji: Karty obserwacji i wyniki diagnozy powinny być przechowywane przez 5 lat od zakończenia procesu diagnozy, zgodnie z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji w placówkach oświatowych.
- Bezpieczeństwo danych: Dokumentacja musi być przechowywana w sposób zapewniający poufność danych osobowych. Dostęp do dokumentów powinni mieć jedynie upoważnieni pracownicy placówki.
- Zasady niszczenia dokumentów: Po upływie okresu przechowywania dokumentacja powinna być niszczona w sposób zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych (np. poprzez użycie niszczarki dokumentów).
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dokumentację dotyczącą realizacji zadań wychowawczych, opiekuńczych i edukacyjnych w przedszkolach, szkołach i placówkach przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od zakończenia roku szkolnego, w którym zakończono realizację programu nauczania lub wychowania.
Podstawą prawną tego zapisu jest rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 31 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2023 r. poz. 1062).
W związku z powyższym, dokumenty związane z diagnozą gotowości szkolnej, stanowiące część dokumentacji pedagogicznej, powinny być przechowywane przez 5 lat od zakończenia roku szkolnego, w którym przeprowadzono diagnozę.
Warto zaznaczyć, że po upływie tego okresu dokumentacja powinna być zniszczona w sposób zapewniający poufność danych osobowych, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Dokumentacja i formalności związane z diagnozą gotowości szkolnej stanowią istotny element procesu wspierania dziecka w jego edukacyjnej drodze. Starannie prowadzona dokumentacja umożliwia nie tylko ocenę postępów dziecka, ale również zapewnia rodzicom i nauczycielom narzędzia do podejmowania trafnych decyzji edukacyjnych. Przepisy wewnętrzne placówki odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu skuteczności i przejrzystości tych procesów.